Política de tratamiento de datos personales

Considerando

Que la constitución política de Colombia, en su artículo 15 establece lo siguiente: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.

Que de conformidad en lo previsto en la ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”, IFET debe responder aspectos relacionados con la autorización del titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de dichos datos.

Que el INSTITUTO DE FORMACIÓN EN EDUCACIÓN TÉCNICA – IFET, es una entidad de derecho privado identificada con NIT 10546283-8 a quien corresponde actuar bajo los postulados de protección de datos personales en Colombia, señalados por la ley 1581 de 2012 “Ley General de protección de datos personales” y su decreto reglamentario 1377 de 2013, en calidad de responsable y encargado del tratamiento y uso de los datos personales de:

Acuerda

Artículo 1. Ámbito de aplicación

La presente política de protección de datos personales, tendrá aplicabilidad en toda la información que se obtenga a través de los sistemas de información y que se almacene en las bases de datos con las que cuenta el Instituto y aplicará para los procesos de recolección, tratamiento y uso de los datos personales de:

Estudiantes que sea usuarios de los servicios del Instituto o posibles usuarios de los cuales se tenga información recogida por diversas fuentes y actividades.

Proveedores y terceros que tengan o hayan tenido vínculos o intención de vínculos comerciales con la entidad (persona naturales).

Administrativos y profesores actuales o que hayan tenido en algún momento vínculo laboral con el Instituto o hayan pretendido tener un vínculo laboral con la misma.

Egresados que estuvieron matricula con el Instituto en un programa académico, por haber culminado sus estudios, y en consecuencia, obtuvieron el título correspondiente.

Artículo 2. Definiciones

Para la correcta comprensión de este acuerdo se define:

Dato personal: Información vinculada o que se pueda vincular a una o varias personas naturales determinables o no determinables y que pueda ser identificada. Por ejemplo: Nombres, dirección, numero telefónico, correo electrónico, estado civil, fotografiá y/o huella dactilar.

Dato personal semiprivado: Son aquellos datos personales que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, si no a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Por ejemplo: Datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social ( EPS, AFP, ARL, cajas de compensación), sociedades a las que pertenece, entre otros.

Dato personal privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Por ejemplo: Nivel de escolaridad, gustos personales, entre otros.

Dato personal sensible: Es aquella información que afecta la intimidad de su titular por lo que su uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellas que revelen el origen racial, étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, filosóficas, las pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos, así como la información relativa a la salud, a al vida sexual y los datos biométricos. Esta información no puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerida para salvaguardar el interés vital del titular o éste se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente.

Dato personal público: Es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. Por ejemplo: estado civil de las personas, datos contenidos del RUNT, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, entre otros.

Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: El tratamiento de datos personales implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Sistemas de información: Es el conjunto de componentes interrelacionados para recabar, administrar, procesar, almacenar y distribuir información personal relevante para los procesos de la Corporación.

Base de datos: Es el conjunto de información digital o física, ordenada y almacenada, que es susceptible a tratamiento.

Titular: Es aquella persona natural, dueña del dato personal y que debe autorizar su tratamiento. En el caso de los menores de edad, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales.

Responsable del tratamiento: Es aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento: Es aquella persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

Artículo 3. Principios

Para el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política de Protección de Datos Personales, se aplicarán los siguientes principios rectores establecidos en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, de manera armónica e integral:

Principio de la Legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, IFET se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; todos las áreas y departamentos que conformar el instituto, deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: Hace referencia a que la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: Se refiere a que, en el tratamiento de datos debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: Hace referencia a que el tratamiento está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en interne! u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de Seguridad: De acuerdo con este principio, la información sujeta a tratamiento por IFET, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: IFET está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Artículo 4. Tratamiento y finalidad

Los datos personales de los titulares de los que el INSTITUTO DE FORMACIÓN EN EDUCACIÓN TÉCNICA – IFET es responsable y encargado del tratamiento, tendrán la siguiente finalidad considerando todo medio de comunicación posible y diversos tipos de información y formatos (fotografía o análogos, videos, producciones audiovisuales, formatos en papel, etc.); para todo tipo de titular (Estudiantes, Egresados, Proveedores o terceros, colaboradores, administrativos, directivos y profesores).

Los datos personales serán tratados con la siguiente finalidad de manera general:

• Programación de eventos, reuniones, citas etc.
• Establecer una comunicación directa con el titular.
• Solicitudes referencia personal, comercial o laboral de otros titulares.
• Respuestas a solicitudes, oportunidades de mejora, peticiones, quejas reclamos y felicitaciones.
• Generación de certificados en general.
• Campañas informativas sobre normatividad interna y externa.
• Campañas comerciales de mercadeo y/o promoción de servicios.
• Campañas de educación y sensibilización al usuario.
• Información sobre el estado de relaciones comerciales y servicios ofrecidos.‘
• Información de nuevos productos y servicios.
• Encuestas de satisfacción o sobre temas de interés para la organización.
• Generación de documentos contables y administrativos.
• Labores de autenticación como pueden ser: credenciales de acceso y acceso a las instalaciones.
• Con fines históricos, estadísticos o científicos.
• Información directa o indirecta relacionada con la misión y visión del IFET.

Adicionalmente, los datos personales tendrán tratamiento específico, conforme al siguiente ámbito de aplicación:

• Estudiantes: Actividades asociadas a la educación y enseñanza, registro académico, asociativas, culturales, recreativas, deportivas, sociales, bienestar social, entre otras.
• Administrativos y profesores: Bienestar social y asociación social, control de horario, gestión de nómina, gestión personal, gestión del trabajo temporal, promoción gestión de empleado.
• Proveedores y terceros: Gestión contable, fiscal y administrativa, gestión de proveedores y contratistas, facturación, cobros y pagos.

Egresados: Mantener contacto permanente con los egresados e informarles sobre las actividades institucionales, oportunidades laborales, ferias, formación continua, posgrados, eventos y demás espacios que pueden interesarle.

Para los datos personales de titulares clasificados como terceros, para los cuales el INSTITUTO DE FORMACIÓN EN EDUCACIÓN TÉCNICA – IFET es la entidad encargada del tratamiento de datos en favor de estudiantes, proveedores o colaboradores, si la finalidad es distinta de las anteriormente definidas, deben ser especificadas mediante oficio debidamente motivado por parte de la entidad responsable del tratamiento y debe ser adjuntada al contrato o solicitud del servicio.

Artículo 5. Derechos del titular

Los derechos que tienen los titulares de datos, estudiantes, egresados, proveedores, colaboradores, profesores y terceros el INSTITUTO DE FORMACIÓN EN EDUCACIÓN TÉCNICA – IFET frente al tratamiento de sus datos personales son:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento se considere que no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. La revocación del tratamiento de los datos está sujeta a las excepciones definidas en la presente política.
• Ser informado por IFET del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Artículo 6. Deberes

Cuando el INSTITUTO DE FORMACIÓN EN EDUCACIÓN TÉCNICA – IFET sea la responsable directa del tratamiento de los datos de los titulares, deberá cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar a los titulares de datos en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de su derecho constitucional de habeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la autorización otorgada por el titular del dato.
• Informar claramente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Exigir al colaborador o entidad encargada del tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del usuario.
• Garantizar que la información que se suministre al colaborador o entidad encargada del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; la cual será obtenida del titular, bajo el principio de la buena fe.
• Actualizar la información de forma oportuna, incluyendo todas las novedades respecto de los datos que previamente hayan suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que dicha información se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta.
• Emplear sólo los datos cuyo tratamiento esté autorizado previamente.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por titulares de datos dentro de los términos establecidas en la presente política.
• Informar al colaborador o entidad encargada del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares de datos.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando el INSTITUTO DE FORMACIÓN EN EDUCACIÓN TÉCNICA – IFET realice el tratamiento por cuenta de un tercero (en calidad de encargado del tratamiento de los datos), o legalmente le corresponda suministrarlos, cumplirá los siguientes deberes:

• Garantizar a los titulares de datos de IFET, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de su derecho constitucional de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la presente política.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los términos establecidos en la presente Política.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por el titular de datos en los términos establecidos en la presente política.
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite", de la forma como se regula en la presente política.
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares de datos.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio respecto al tratamiento de datos.

Artículo 7. No se requiere autorización

• Cuando se trate de datos personales públicos.
• Cuando los datos personales son requeridos por orden judicial, entidad pública en ejercicio de sus funciones (Tales como: Fiscalía, Procuraduría, Contraloría etc.).
• Cuando se esté frente a casos de urgencia médica o sanitaria.
• Cuando sean tratados para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Cuando el titular se clasifique como cliente y tenga obligación financiera con la entidad (Ley 1266 de 2008),
• Cuando el dato se relacione con información contenida en el registro civil.

Todo titular del que el INSTITUTO DE FORMACIÓN EN EDUCACIÓN TÉCNICA – IFET tenga datos personales antes de la implementación, notificación y publicación de la presente política y si dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la implementación de los mecanismos de comunicación establecidos, tales como: correo electrónico, página web, llamada telefónica, el titular no ha contactado al responsable o rncargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, IFET podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de tratamiento de la información antes descrita sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

Artículo 8. Quien puede autorizar

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas:

• A los Titulares de datos, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Artículo 9. Datos sensibles

El tratamiento de los datos sensibles del titular se encuentra prohibido, excepto en los siguientes casos:

• Cuando el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• Cuando el tratamiento del dato sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular u otro y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad del Titular de datos.

Y advirtiendo al titular las siguientes condiciones: a) que para el tratamiento de sus datos sensibles no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento y b) que, de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, deberá establecerse cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento, son sensibles y la finalidad que se dará a los mismos, así como para obtener su consentimiento expreso.

Para el caso de los datos de salud de los titulares, éstos se considerarán parte de su historia clínica y tendrán la reserva establecida en la ley.

Artículo 10. Menores de edad

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes identificados como tal en nuestras bases se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Artículo 11. Consultas, actualizaciones, autorizaciones, revocaciones y supresiones

El titular de datos de el INSTITUTO DE FORMACIÓN EN EDUCACIÓN TÉCNICA – IFET, podrá realizar solicitudes de acceso, consulta, actualización, autorización, revocación y supresión, de su información personal a través de los canales dispuestos por la instituto, para dicho fin:

• Portal web: https://institutoifet.com/
• Líneas de atención al usuario: 3206537164 de lunes a viernes de 8am a 12m y 2:00pm a 6pm o en las intalaciones fisicas ubicas en la ciudad de Popayán-Cauca: Cra 10A con Calle 12A Esquina
• Correo electrónico: contacto@institutoifet.com

Para poder acceder a dicha información, IFET realizará, previamente la verificación de la identidad del usuario, solicitando confirmación de ciertos datos personales que reposan en la base de datos (como mecanismo de verificación de identidad y titularidad). Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre sus datos personales y se podrá realizar cualquier trámite relacionado con los mismos.

La consulta/reclamo elevado por un titular deberá, en todos los casos, presentarse por los medios antes expuestos y deberá contener o suministrar, como mínimo, los siguientes puntos:

• Identificación completa (nombre, dirección de notificación, documento de identificación).
• Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/reclamo.
• Documentos (o evidencias) soportes a los hechos.
• Vía por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/reclamo.

En caso de consulta, se dará respuesta al titular dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la misma dentro del anterior término, se le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de reclamo, se dará respuesta dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si IFET no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (5) días hábiles e informará de la situación al usuario.

Si la solicitud obedece a la actualización de la información reportada por los responsables del tratamiento, se dará respuesta dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Artículo 12. Seguridad de la información

De acuerdo con la presente política adoptada por IFET para el tratamiento de los datos personales de nuestros titulares de datos, informamos que los mecanismos a través de los cuales se hace uso de éstos son seguros y confidenciales puesto que la Corporación cuenta con los medios logísticos, físicos y tecnológicos idóneos para asegurar que dichos datos sean almacenados de forma segura, garantizando que no serán accedidos por personas o sistemas tecnológicos no autorizados y así la confidencialidad de los mismos.

Todo contrato o servicio prestado a nuestros estudiantes, proveedores y colaboradores debe ir acompañado de la forma de un acuerdo de confidencialidad, que comprometa a las partes a garantizar la protección de los datos de los titulares y otra información confidencial de las partes.

Artículo 13. Aviso de privacidad

Se informa a los Titulares de datos de IFETque el aviso de privacidad se encuentra publicado en la siguiente dirección electrónica: https://institutoifet.com/, que contiene una relación de las bases de datos administrados y la información contenida en la presente política.

Artículo 14. Vigencia

La Política de Tratamiento de Datos Personales de los titulares de datos de IFET, rige a partir de la fecha de expedición.

Comuníquese y cúmplase

Dado en Popayán a los veintidós (22) días del mes de septiembre de dos mil veintitrés(2023).

GERARDO ANTONIO JARAMILLO BETANCOURT

RECTOR Y COORDINADOR GENERAL